Como criar fluxos de trabalho mais saudáveis e evitar interrupções

Na atualidade, as redes sociais, e-mails, ligações e mensagens estão a um clique de distância. Com smartphones ultramodernos, a maior parte da população têm acesso a milhares de informações toda semana. Só no Brasil temos cerca de 306 milhões de dispositivos portáteis (o que inclui smartphones, notebooks e tablets), ou seja, média de 1,4 dispositivo por brasileiro (1). Não é à toa que nossas relações de trabalho mudaram também. Pessoas que estão no mercado corporativo sofrem essa pressão ainda mais forte.

Quantas vezes você se deparou com um assunto de e-mail com a palavra urgente? Você já recebeu contato da mesma pessoa em diversos canais (telefone, whatsapp, e-mail), pois ela precisava falar urgentemente? E quantas vezes essas ações eram realmente “pra ontem”? Se tudo é urgente, nada é urgente.

Se você trabalha na área da saúde, sua noção de urgência é muito diferente dos profissionais do mercado de comunicação. Uma série de posts no antigo Twitter mostra o exemplo de um dia comum numa agência de publicidade*:

e a urgência toda na verdade é um Banner.. pic.twitter.com/7J3TtD4EcH
— raul (@raul_ferreira) March 20, 2019

“meu deus esse squeeze vai morrer se não tivermos um KV suficientemente convincente” pic.twitter.com/gbU7FZOt33
— raul (@raul_ferreira) March 20, 2019

*Posso afirmar que é isso mesmo, pois já passei por situações parecidas

Quando a sensação de urgência se torna a regra, a hierarquia de importância das tarefas muitas vezes se inverte. Enquanto para profissionais da área médica ou bombeiros, o que é urgente envolve situações de vida ou morte, para os publicitários pode se resumir a criar um banner para ser lançado no mesmo dia.

Percebe a diferença?

Sem minimizar a importância de cada profissão, quando mensagens com solicitações urgentes se tornam uma ocorrência diária, ao longo do tempo, as pessoas tendem a levar menos a sério toda essa agitação, de forma semelhante ao que acontece na fábula de “Pedro e o Lobo” (2).

Outro ponto crucial a destacar é a grande quantidade de canais de comunicação pelos quais centenas de mensagens inundam nossa caixa de entrada todos os dias, sem mencionar as notificações incessantes em nossos dispositivos móveis relacionadas a assuntos pessoais. A armadilha das notificações do celular é notável: embora possamos desativá-las e aprender a ignorá-las, é interessante observar como o mesmo smartphone que nos mantém conectados também pode nos tornar reféns desse comportamento (3).

A chave para evitar cair na armadilha das urgências reside na seguinte abordagem:

Organize suas tarefas: Desenvolva o hábito de registrar suas tarefas e mantenha-se fiel à sua lista. Se surgir uma nova tarefa, adicione-a à lista e defina sua prioridade. Tentar realizar várias tarefas ao mesmo tempo, fora das que você já estabeleceu, pode resultar na negligência de tarefas importantes, levando-o a concentrar-se apenas nas mais simples ou prazerosas.
Utilize a Técnica Pomodoro (ou variações): Empregue esse método de gerenciamento de tempo que envolve a utilização de um cronômetro para dividir seu trabalho em períodos de 25 minutos, intercalados com breves intervalos. O nome da técnica deriva da palavra italiana “pomodoro” (tomate), devido à semelhança com um cronômetro gastronômico em formato de tomate amplamente reconhecido.
Desative as notificações do celular: Embora as notificações possam parecer úteis, elas frequentemente interrompem seu foco e podem criar situações de estresse e ansiedade. Desligá-las é uma estratégia eficaz para manter a concentração.
Concentre-se em uma tarefa por vez: Evite saltar de uma tarefa para outra. De acordo com uma pesquisa conduzida por Gloria Mark, Professora do Departamento de Informática da Universidade da Califórnia, mudar de uma atividade para outra faz com que você leve cerca de 23 minutos para retomar completamente o foco na tarefa anterior (4). Portanto, concentre-se em uma tarefa de cada vez para aumentar sua eficiência e produtividade.