Imagine seu chefe chegar e cancelar todas as reuniões durante uma semana? Isso seria o céu ou o inferno para você? Recentemente, a frase “reuniões que poderiam ser um e-mail” se popularizou, após muita gente reclamar nas redes sociais sobre as constantes pausas no trabalho para uma reuniãozinha rápida que acaba durando horas. Pensando nisso e com objetivo de otimizar as entregas dos projetos, a empresa americana Zapier [1] definiu que ia suspender todas as reuniões internas durante 7 dias. Apelidada de “get stuff done” week (semana GSD – “faça as coisas”, em tradução livre), todos encontros das equipes e conversas um a um foram substituídas por comunicações assíncronas [2]. Antes de iniciar o detox de reuniões, algumas equipes da empresa publicaram no Slack [3] quais eram as expectativas e quais resultados esperavam alcançar.
Uma das funcionárias da empresa, Ellie Huizenga, relatou no blog da companhia como foi essa experiência:
- “Em vez do meu 1:1 semanal, consolidei as perguntas para minha gerente e as enviei para ela em uma mensagem direta no Slack.
- Em vez de um check-in do projeto, todos os membros da equipe compartilharam suas atualizações nas tarefas relevantes da Asana.[4]
- Em vez de uma reunião de estratégia única, as partes interessadas compartilharam seus pensamentos (e comentários) em um documento Coda.[5]
- Em vez de uma reunião inicial do projeto, nosso gerente de projeto enviou uma mensagem do Slack que compartilhou o termo de abertura do projeto, a linha do tempo e as próximas etapas.”
Segundo artigo da Harvard Business Review, em artigo do site Olhar Digital, “trabalhadores dos Estados Unidos elegeram as reuniões como principal razão para acabar com a produtividade dos colaboradores”. Outro dado bem exponencial é o fato de “que a sociedade perde mais de 85% de seu tempo em reuniões”, de acordo com pesquisa do MIT Sloan. Apesar de serem importantes, esse tipo de encontro em colaboradores pode gerar mais atrasos nas entregas do que resolução de problemas.
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Será que o experimento a Zapier deu certo?
De acordo com 80% dos entrevistados, sobre a semana GSD, alcançaram suas metas para a semanais e 89% acharam a comunicação tão eficaz quanto uma semana normal. Claro que tudo ali foi pensado de modo a não comprometer as equipes e criar uma cultura de entregas sem tantas interrupções. Segundo os relatos, o experimento foi bem sucedido e os colaboradores da Zapier têm expectativa de outras edições de uma semana sem reuniões.
Como saber se uma reunião é necessária?
Claro que nem todas reuniões são improdutivas ou desnecessárias. Segundo a gerente da consultoria Robert Half, Erika Moraes, “a reunião é importante quando proporciona troca de ideias, ou quando a pauta é mais complexa e pode gerar dúvidas. As trocas que existiam no trabalho presencial agora precisaram ser realizadas virtualmente”. Porém nem toda pergunta é motivo para uma reunião de equipe. Se a cada dúvida ou questão, todo o time tiver que parar para uma “callzinha” ou entrar no Teams, ao final do dia, as pessoas não conseguem executar suas demandas e fazerem suas entregas.
Reuniões online muito longas podem gerar cansaço. “Devido aos altos níveis de concentração, a fadiga começa a aparecer em 30 a 40 minutos de uma reunião”, segundo pesquisa realizada pela Harris Poll com mais de 2.000 trabalhadores remotos. A sugestão é que se faça um encontro curto de 30 minutos ou divida uma reunião longa, com pausas para descanço.
Antes de agendar reuniões, prepare para que a mesma seja produtiva:
- Faça uma lista dos temas a serem discutidos. Muito importante que todos participantes estejam cientes da pauta do encontro;
- Defina quem será o “moderador”, eleja pessoas capacitadas para encerrar discussões e interromper pessoas. Essa pessoa será responsável por conduzir a pauta, fazer as apresentações dos participantes (mas não necessariamente precisa falar o tema e fazer as discussões em si).
- Marque horário de início e fim (comprometa-se em fazer tudo dentro do tempo marcado);
- Certifique que todos sejam pontuais (reuniões que já começa atrasadas, tem maior chance de se estenderem “infinitamente”)
- E se for algo pequeno, pontual, prefira enviar por mensagem, do que mobilizar várias pessoas para te ouvir.
E você, acha que essa ação funcionaria na empresa que você trabalha?
[1] O Zapier é um produto que permite que os usuários finais integrem os aplicativos da Web que usam e automatizam os fluxos de trabalho. A empresa é totalmente remota. (Via Wikipedia)
[2] Comunicação assíncrona é aquela que não acontece em tempo real. O emissor envia a mensagem e o receptor pode acessá-la e respondê-la quando desejar. O modelo é mais conveniente para quem recebe, porém requer objetividade, já que não é possível tirar dúvidas no mesmo momento. Um exemplo é o email. (via Resultados Digitais)
[3] Slack é um programa de mensagens instantâneas, muito utilizado em empresas de tecnologia. (Via Wikipedia)
[4] Asana é uma plataforma de “gerenciamento de trabalho” móvel e web desenvolvida para ajudar as equipes a organizar, acompanhar e gerenciar seu trabalho. (Via Wikipedia)
[5] Coda é um tipo de documento que reúne palavras, dados e equipes, que vem com um conjunto de blocos de construção que qualquer pessoa pode combinar para criar um documento só. (Via site coda.io)
Fontes:
Se reuniões, experiência da empresa Zapier
